首先，我要提醒你，职场写作最忌讳打开电脑就写，请你先想再写。我教你三个步骤完成构思过程， TCS，tone，content，structure——基调、内容、结构。
基调为王，七种文案的标志性语气
第一步，基调，文章以基调为“王”。基调对了，事半功倍；基调错了，哪怕你传递的信息再重要，我也不会关注。
正确的基调能传递出文章真正的价值，也就是你的价值。职场写作可以分成四大类，那么每一类都需要传递你的什么价值呢？
- 第一，总结类， 写的是成绩，呈现的是你的潜力；
- 第二，调查报告类， 写的是调查结果，呈现的是你求实的态度；
- 第三，申请类， 内容是提问，呈现的是你主动的思考方式；
- 第四，计划类， 写的是阶段任务，呈现的是你的责任感。
如果明白了要呈现自己什么价值，那你拿捏起文章的基调来，正确的概率就会很高。
我们以常见的六种具体文案为例，探讨一下它们的标志性的基调。
1.年终总结，基调要求：有深度。
不要写成一份业绩的流水账——因为你的工作结果，领导在看你的总结之前就知道。可他为什么还要看？
他要读到你的分析能力；他希望你能从对工作感性的认知，上升到理性的规律性的总结；他需要你协助他，对未来做出更正确的决定。
由此来看，年终总结不是回顾，而是行动指南。好的年终总结：
- 会将工作成果写出意义，会提供难得的一线经验、不同的视角；
- 会在罗列了贡献之后，找出问题或机遇，以及怎样解决这个问题，或抓住这个机遇。
这就是“有深度”。
2.进展汇报，基调要求：不讨教。
在进展汇报里，不能只提问题，向领导讨教，而应该给出方案，向领导汇报。讨教的公式是：您告诉我该怎么做。 汇报的公式是：我这样做，您同意吗？
这里我想提醒你，哪怕领导没有要求你写进展汇报，你也要养成定期向他汇报的习惯。
你需要将解决问题过程中的一些重要发现、关键结论、阶段性成果等小胜利，实时呈现给他，让他读出你的认真，让他看到你不断提高工作能力的过程。
3.调查报告，基调要求：实事求是。
在收集充分的事实资料后，你的措辞是“资料显示、数字表明”，而不是“我认为、我估计”。这种报告才能展现事情的真相，才会有让人惊喜的收获。
4.请示，基调要求：有主见。
有的人这么写：
“客户投诉如下，请指示。”
不管是找领导要人、要钱，或其他任何资源，一定要有清晰的主见。
比如申请款项，你要给一个量化的标准让领导来裁决，不能模糊不清，让他无据可依、无处下手。 让他做选择题的时候，你也需要提供最佳选项。
另外， 部门主管向上级递交请示的时候，不能采用传声筒的语气。
不要写“他们抱怨”或“他们声称”，要写“我注意到”“我相信我的团队会……”这才是有担当、有主见的语气。
5.批复，基调要求：态度明确。
不能出现这样的措辞：“似属可行”“酌情办理”。
6.项目计划，基调要求：“可交付”。
不能仅仅写行为。一个项目的成功，不是行动了就可以，而是众多可交付结果的总和。
- 比如：“选择外部供应商”，这是写行为，改为可交付的结果：“确定外部供应商”。
- 又比如：“草拟消费者调查报告”，这又是写行为，改为可交付结果：“递交消费者调查报告”。
这里我再和你多说一点。最好的项目计划书，是按照 OKR目标管理工具 来写的。O:Objective目标，KR:Key Result关键结果。
简单地说，计划就是由目标和关键结果构成。其中，大目标可以分解成小目标，关键结果是用来衡量这些目标有没有完成的。按照这个工具来写，你的基调自然就是可交付的结果。
以上就是构思的第一步——基调。
从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”
TCS的第二步，C:content，内容。
你意识到了吗？我们在学校里的写作，读者是教授，他读你的文章的时候是有薪水拿的。在职场上的写作，可不是这样。
职场上的读者，大多是“甲方读者”，比如领导、客户、重要合作伙伴，等等。也就是说，他们没有义务读完你的文章，他们可以随时终止阅读。
怎么才能让这些甲方读者被你的内容吸引呢？请遵照这个原则：
先从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”，提供“所有必需信息”，然后按照“要话先说”的顺序排列。
也就是说， 你的文章每个部分都要对读者有价值。 你写第一句话，是为了让他继续看第二句话；你写第二句话，是为了让他继续看第三句话。
举个例子，如果要写一份给投资人的商业计划书，俗称项目BP(Business Plan)。我们先做发散思维，想一想在初次接触时，投资人需要哪些信息来判断是否对项目有信心，是否愿意投资参与该项目？然后，为这些信息排序。
我最担心你一上来就急着展示自己公司有多厉害，这是作者逻辑。没搭好台就展示自己，操之过急。相反，文章应该从分析整个行业下手，彰显市场空缺。搭建好舞台后，才有机会介绍自己。
风险投资人也是要最大限度地规避风险的。而先选择行业，再选择个体，是他规避风险的方式，是读者逻辑。
按照这个逻辑，文章怎样写呢？
第一部分，写“项目愿景”。 也就是，你要做一件什么样的大事。
这部分需要有一句高度精炼的话，比如黄太吉的“打造以煎饼果子为核心的中式时尚快餐连锁品牌”。
对方会问，这件事为什么值得做？于是你给出 “市场痛点”。
比如，摩拜单车是为了解决最后一公里的交通痛点。如果投资人根本不认为这是个痛点，后面一切都白写了。
再往下，是“解决方案”。
论证的是，我们正在做的这个事业，真正能解决得了这个痛点，这把钥匙能开得了这把锁。OK, 读者表示认同。
然后，他会想，“市场潜力”大吗？
这时，你该展示市场调查结果了， 包括市场规模、用户画像、竞品分析等等。
那他会接着问，为什么要投你们，而不是别人呢？
你要阐述自己的“独特优势”。 包括行业经验、核心技术、牛人团队，等等。
OK, 这时读者对你有点儿感觉了。
下一部分，趁他对你有感觉的时候，拉着他一块儿画饼， 你要写“发展规划”了。
写清楚盈利模式和发展路径。也许你觉得奇怪，为什么这个内容现在才写？其实投资人很有经验，他只要决定和你一块儿干，他会在后期帮你一起完善盈利模式，清晰发展路径。
最后，做“财务分析”， 告诉他，你们缺多少钱。
为什么把融资额度放最后写呢？
你想想看，有经验的销售想把东西卖给你的时候，通常不会一上来就报价的。他们都是把商品的价值点全部讲完以后，才把价格说出来，这个时候出现的数字，会让对方觉得是个合理的数字。
至于“退出机制”“利润分红”这些内容，在初次接触中并不重要，它们都有谈判的空间，所以可以不写。
你看，在“要话先说”的顺序下，文章环环相扣，你前一部分阐述得精彩，读者才有兴趣问下一个问题，了解下一个部分。
“向下想三层”，假设变结论
好，进入构思的第三步，TCS——S，structure结构。在你的文章里，可以用向下想三层的逻辑搭建金字塔结构。金字塔的塔尖，是你鲜明的观点或建议，而下面两层，是证据。
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